INTRODUÇÃO
Os requisitos 8.4 a 8.4.3 da ISO 9001:2015 tratam do controle de processos, produtos e serviços fornecidos externamente — ou seja, como a 4i Asset deve selecionar, avaliar, monitorar e controlar seus parceiros e fornecedores para garantir que os serviços entregues estejam alinhados com os requisitos dos clientes e da própria organização, assim como atender à DAO.
🤝 Aplicação dos Requisitos 8.4 na 4i Asset
📋 Requisito 8.4 – Controle de Processos, Produtos e Serviços Fornecidos Externamente
Objetivo: Garantir que os serviços de parceiros (consultores, advogados, auditores, agentes financeiros, etc.) estejam em conformidade com os requisitos da 4i Asset e dos clientes.
Exemplos de parceiros:
- Escritórios jurídicos e tributários
- Consultores especializados em governança e ESG
- Agentes financeiros e estruturadores de operações
- Empresas de tecnologia e análise de dados
🔍 Requisito 8.4.1 – Generalidades
Rotinas na 4i Asset:
- Identificar serviços críticos que impactam na qualidade final (ex.: parecer jurídico, estruturação financeira).
- Definir critérios de seleção e homologação de parceiros.
- Estabelecer contratos com cláusulas de qualidade, prazos e confidencialidade.
- Garantir que os requisitos do cliente sejam repassados ao parceiro.
🧪 Requisito 8.4.2 – Tipo e Extensão do Controle
Rotinas na 4i Asset:
- Avaliar o risco de cada serviço terceirizado (ex.: impacto regulatório, financeiro, reputacional).
- Definir nível de controle conforme criticidade:
- Alto controle: pareceres jurídicos, estruturação de operações financeiras.
- Médio controle: consultorias estratégicas.
- Baixo controle: serviços administrativos ou suporte técnico.
- Monitorar desempenho com indicadores (SLA, NPS, conformidade documental).
- Realizar auditorias e revisões periódicas dos parceiros.
📑 Requisito 8.4.3 – Informações para os Fornecedores Externos
Rotinas na 4i Asset:
- Comunicar claramente:
- Requisitos técnicos e regulatórios.
- Prazos e entregáveis.
- Indicadores de desempenho esperados.
- Procedimentos de validação e aceite.
- Formalizar via contrato, proposta técnica ou escopo de trabalho.
- Manter histórico de comunicações e alterações.
✅ Benefícios para a 4i Asset
- Alinhamento estratégico entre parceiros e objetivos da empresa.
- Redução de riscos operacionais e regulatórios.
- Maior confiança dos clientes na cadeia de valor.
- Melhoria contínua por meio de avaliação e feedback dos parceiros.
Aqui está o fluxograma visual do processo de controle de fornecedores e parceiros da 4i Asset conforme os requisitos 8.4 da ISO 9001:2015.
🔄 Etapas do Fluxo
- Seleção
- Identificação de parceiros estratégicos e críticos.
- Critérios de homologação definidos pela diretoria e compliance.
- Avaliação de Risco
- Classificação por impacto (jurídico, financeiro, reputacional).
- Definição do nível de controle necessário.
- Controles
- Monitoramento por indicadores (SLA, conformidade, qualidade).
- Auditorias e revisões periódicas.
- Informações
- Comunicação clara dos requisitos técnicos, prazos e entregáveis.
- Formalização contratual com cláusulas de qualidade e confidencialidade.
- Monitoramento
- Registro de desempenho, histórico de entregas e feedback.
- Reavaliação periódica para melhoria contínua.
Checklist Prática
Aqui está uma checklist prática de homologação e controle de fornecedores e parceiros para a 4i Asset, alinhada aos requisitos 8.4, 8.4.1, 8.4.2 e 8.4.3 da ISO 9001:2015. Essa lista pode ser usada em auditorias, onboarding de parceiros ou revisões periódicas.
✅ Checklist de Controle de Fornecedores e Parceiros – 4i Asset
🔍 1. Identificação e Seleção
- [ ] O serviço do parceiro impacta diretamente na entrega ao cliente?
- [ ] O parceiro foi selecionado com base em critérios técnicos, legais e reputacionais?
- [ ] Existe registro da homologação (contrato, proposta, escopo)?
- [ ] O parceiro está ciente dos requisitos regulatórios aplicáveis (ex.: CVM, BACEN)?
⚠️ 2. Avaliação de Risco
- [ ] Foi realizada análise de risco do serviço terceirizado?
- [ ] O nível de controle foi definido conforme criticidade (alto, médio, baixo)?
- [ ] Existe plano de contingência em caso de falha do parceiro?
📋 3. Controles Operacionais
- [ ] Foram definidos indicadores de desempenho (SLA, NPS, conformidade)?
- [ ] Há rotina de monitoramento e avaliação periódica?
- [ ] O parceiro participa de reuniões de alinhamento e revisão?
- [ ] Existe histórico de entregas e não conformidades?
📑 4. Comunicação e Formalização
- [ ] Os requisitos técnicos e prazos foram comunicados claramente?
- [ ] Existe documento formal (contrato, escopo, proposta) com cláusulas de qualidade?
- [ ] O parceiro recebeu instruções sobre validação e aceite dos serviços?
🔄 5. Registro e Rastreabilidade
- [ ] Todas as comunicações estão registradas (e-mail, sistema, atas)?
- [ ] Há controle de versão dos documentos e escopos?
- [ ] O histórico de alterações está acessível para auditoria?
Essa checklist pode ser adaptada para cada tipo de parceiro (jurídico, financeiro, consultoria, tecnologia).