Como a 4i Asset deve criar, controlar e proteger seus documentos e registros para garantir rastreabilidade, consistência e conformidade, incluindo sua publicação em Blog de Normativas e Contratos Públicos.
📘 Requisito 7.5 – Informação Documentada
Objetivo
Assegurar que documentos e registros necessários para o sistema de gestão da qualidade sejam mantidos e controlados.
📁 Requisito 7.5.1 – Generalidades
Aplicação na 4i Asset
| Tipo de Informação | Finalidade | Exemplo |
|---|---|---|
| Documentos | Orientar execução dos processos | POPs, manuais, escopos, contratos |
| Registros | Evidenciar conformidade e rastreabilidade | Relatórios, pareceres, atas, e-mails |
Atividades:
- Definição de tipos de documentos e registros por área (financeira, jurídica, consultoria, asset).
- Padronização de formatos e nomenclaturas.
- Treinamento sobre uso e importância da documentação.
🧾 Requisito 7.5.2 – Criação e Atualização
Aplicação na 4i Asset
Atividades:
- Criação de documentos com:
- Título claro e versão controlada.
- Responsável técnico e data de emissão: no subtítulo com o número da revisão e data automática pelo ERP da 4i Asset.
- Aprovação formal (assinatura digital ou física): com imagem.
- Atualização periódica com:
- Registro de versão anterior.
- Justificativa da alteração: logo abaixo do título.
- Comunicação interna da nova versão.
- Controle de acesso por perfil (diretoria, técnico, cliente).
Ferramentas:
- Sistema de gestão documental (SharePoint, Google Drive, ERP).
- Controle de versão automático.
- Backup e segurança da informação.
✅ Benefícios para a 4i Asset
- Garante rastreabilidade e conformidade regulatória.
- Evita uso de documentos obsoletos ou não aprovados.
- Fortalece a governança e a cultura de qualidade.